Proste narzędzie, które zwiększy efektywność wielu procesów biznesowych? E-podpis przyspiesza przepływ informacji, podnosi bezpieczeństwo i pozwala na efektywniejsze wykorzystywanie zasobów, a przy tym zapewnia oszczędności na wielu poziomach. Czym jest e-podpisywanie, jakie zastosowanie może mieć podpis elektroniczny i jak go zdobyć?

E-podpisywanie – do czego służy?

Podpis elektroniczny to forma podpisu służąca do sygnowania dokumentów cyfrowych. Jest odpowiednikiem podpisu składanego ręcznie przez osobę fizyczną. Warto wiedzieć, że e-podpis  nie jest tym samym, co podpis zaufany. Ten ostatni ma zastosowanie wyłącznie w kontaktach z administracją publiczną, podczas gdy e-podpisywanie wykorzystamy również w biznesie, ale nie tylko. Podpiszemy nim m.in.:

• dokumenty księgowe – raporty, sprawozdania, zestawienia, faktury, zamówienia, umowy kredytowe,

• umowy handlowe – umowy o współpracy, umowy najmu, sprzedaży, licencyjne,

• umowy z pracownikami – umowy o pracę i aneksy, porozumienia,

• dokumenty operacyjne – protokoły, raporty, biznesplany, projekty,

• dokumentację prawną – umowy o poufności (NDA), pełnomocnictwa, umowy dot. własności intelektualnej, umowy partnerskie,

• dokumentację HR – regulaminy, plany szkoleniowe, oceny pracownicze,

• dokumentację wewnętrzną i zewnętrzną – zapytania ofertowe, pisma do klientów, pisma urzędowe, korespondencję biznesową.

Korzyści dla firm z e-podpisu

Wielowymiarowe oszczędności

Wdrożenie w firmie e-podpisywania generuje oszczędności na wielu poziomach. Zacznijmy od tego, że korzystanie z podpisu elektronicznego ogranicza konieczność drukowania dokumentów i przesyłania ich pocztą czy kurierem. W ten sposób oszczędzamy pieniądze, które musielibyśmy przeznaczyć na zakup papieru i opłacenie usług pocztowych, jak i czas. Ale to nie wszystko, bo oszczędzamy także miejsce, które zajmuje tradycyjna dokumentacja. Dokumenty cyfrowe, opatrzone e-podpisem, gromadzone są na platformie online, do której mamy dostęp z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie.

Szybka wymiana dokumentów

E-podpisywanie sprawia, że zawieranie umów na odległość przebiega wręcz błyskawicznie. Wymiana dokumentów ogranicza się do złożenia e-podpisu przez jedną stronę i przekazanie ich za pośrednictwem poczty elektronicznej do drugiego sygnatariusza. Tak przebiegający proces eliminuje konieczność angażowania osób trzecich. Oszczędza zatem czas nam i naszym pracownikom.

Najwyższe bezpieczeństwo

Podpis elektroniczny uznawany jest za jedną z najbezpieczniejszych metod sygnowania dokumentów. Dlaczego? Wszystko ze względu na stosowane zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie danych czy certyfikaty cyfrowe, których nie da się wykorzystać przy podpisie tradycyjnym.

Jak uzyskać podpis elektroniczny?

Dokumenty opatrzone e-podpisem pod względem prawnym niczym nie różnią się od dokumentów papierowych sygnowanych w tradycyjny sposób. E-podpisywanie odbywa się przy użyciu specjalnie przeznaczonej do tego platformy online lub tabletu z warstwą biometryczną. Uzyskanie podpisu elektronicznego nie jest niczym skomplikowanym. Wymaga jedynie skorzystania z usług dowolnego z działających na naszym krajowym rynku dostawców usług zaufania.

Materiał zewnętrzny