Coraz więcej procesów odbywa się w sposób zdigitalizowany. Nie ma potrzeby drukowania każdego dokumentu na wszystkich etapach jego użyteczności. W formie cyfrowej jest tak samo użyteczny, a przy tym tańszy i zdecydowanie lepszy dla środowiska. Elektroniczny obieg faktur to nie tylko oszczędność pieniędzy, ale także czasu. Pliki docierają do adresata w maksymalnie kilka minut.

Wewnątrz firmy

W przeszłości każda faktura musiała przejść przez ręce każdego pracownika, który miał obowiązek pozyskania z niej jakiejś informacji. Oznaczało to, że od przybycia do firmy, do umieszczenia jej w bezpiecznym archiwum. W chwili obecnej coraz więcej przedsiębiorstw wprowadza dokumenty do sieci cyfrowej zamieszczając skan dokumentu. Dzięki temu z dokumentu może korzystać jednocześnie kilka osób, a przy tym nie istnieje ryzyko, że papierowa faktura gdzieś zaginie. Tuż po utworzeniu cyfrowej kopii oryginał zostaje zabezpieczony.

Nie tylko u siebie

Przeniesienie dokumentów do cyfrowego wymiaru przyspiesza nie tylko procesy zachodzące wewnątrz firmy. Wspomaga to także współpracę między firmami. Istnieje wiele programów do tworzenia faktur cyfrowo. Z programów tego typu korzysta większość firm. Następnie gotowy plik przesyła się do kontrahenta lub w razie potrzeby drukuje. W przypadku pierwszego rozwiązania informacja o kwocie do zapłaty oraz koncie bankowym, na które trzeba przesłać pieniądze. Zdecydowanie przyspiesza to proces płatności między firmami. Dodatkowo wielu sprzedawców i usługodawców respektuje bankowe potwierdzenie przelewu, dzięki czemu chwilę po przesłaniu faktury można uzyskać informację zwrotną odnośnie dokonanej płatności.

Oszczędność papieru

Przez brak potrzeby drukowania olbrzymiej ilości dokumentów, zdecydowanie oszczędza się papier wewnątrz własnego zakładu. Jest to oczywiście ruch bardzo dobry dla przyrody, ale także dla wydatków firm. Pomimo że koszt jednej kartki papieru nie wydaje się zbyt spektakularny, to biorąc pod uwagę liczbę pracowników biurowych, a także fakt, że mogą się oni pomylić, zdecydowanie zmienia się wyobrażenie na temat kosztów związanych z papierem.

Elektroniczny obieg faktur zdecydowanie przyspiesza procesy księgowe, a także te związane z wydawaniem towaru klientowi. Wewnątrz firmy liczy się nie tylko płynny przepływ faktur. Dokumentów krążących pomiędzy różnymi działami jest zdecydowanie więcej. A najczęściej najważniejszy w tym wszystkim jest czas. Klienci nie lubią czekać, a przełożeni lubią pokazywać, że wszystko wewnątrz zakładu działa wzorcowo.