System KSeF mimo, że powstał już w 2022 roku dopiero w ostatnim czasie wywołał większe zamieszanie. Wszystko to za sprawą tego, że od 1 lipca 2024 roku każdy podatnik VAT jest zobowiązany do obowiązkowego przystąpienia do programu i wystawiania z jego pomocą wszystkich faktur VAT. Dodatkowo od 1 stycznia 2025 roku system stanie się obowiązkowy również dla przedsiębiorców, którzy nie są płatnikami VAT, ale korzystają z faktur. Warto zatem już odpowiednio wcześniej zapoznać się z nowym systemem i przygotować do skorzystania z niego. Wcześniejsze przygotowanie przedsiębiorstwa na skorzystanie z KSeF pozwoli uniknąć w przyszłości stresu związanego z wprowadzaniem konkretnych rozwiązań na ostatnią chwilę.

Co to jest KSeF?

Wiedząc już e-faktura od kiedy obowiązuje warto lepiej zrozumieć sam system i dla kogo KSeF. System KSeF to nic innego jak platforma, która pozwala na łatwe wystawianie i otrzymywanie faktur w formie online. Każda faktura VAT wystawiana jest przy wykorzystaniu dedykowanych programów, które są połączone z centralnym systemem teleinformatycznym. Każda faktura wystawiona przez podatnika otrzymuje w systemie swój indywidualny numer. System powstał, aby wszystkie faktury VAT wystawiane przez przedsiębiorców zgromadzić w jednym miejscu. Ma to zapewnić ochronę przed próbami wyłudzeń i pozwoli na łatwiejsze monitorowanie konkretnych działalności.

Dużą zmianą dla samych podatników jest również fakt, że wybierając faktury ustrukturyzowane wystawiane przez system KSeF nie ma potrzeby dostarczania ich do odbiorcy usługi. Nabywca ma możliwość samodzielnego zalogowania się do konkretnej faktury i pobranie jej oraz opłacenie. System pozwala jednak również na wysłanie klasycznie faktury w formie dokumenty online lub w wersji papierowej. Współpraca z nabywcami nie korzystającymi z systemu KSeF również będzie możliwa.

Faktura online przez system KSeF – jakie korzyści dla podatników?

Krajowy System e-Faktur to nie tylko nowe rozwiązanie, które komplikuje prowadzenie działalności i wprowadza zamieszanie. To również narzędzie, które pozwala łatwiej zarządzać dokumentami i posiada pewne plusy dla użytkowników. Jako podatnik warto zatem jak najszybciej zdecydować się na skorzystanie z rozwiązania, które usprawnia wiele zadań i procesów.

Pierwszy plus zdecydowania się na e-faktury i KSeF to fakt, że przedsiębiorcy korzystający z rozwiązania nie są zobowiązani do przechowywania dokumentów. Każda faktura VAT przechowywana jest bezpośrednio w systemie. Dzięki temu wystarczy wystawić fakturę i przyjąć płatność. Przedsiębiorca nie musi już martwić się koniecznością archiwizowania dokumentów księgowych i przechowywania ich przez wiele lat. W przypadku firm wystawiających często faktury VAT pozwoli to zaoszczędzić na kosztach archiwizacji.

Dodatkowo korzystający z rozwiązania są zwolnieni z konieczności przesyłania plików JPK_FA na życzenie urzędu.

Kolejny plus to skrócenie oczekiwania na zwrot podatku. Ze standardowych 60 dni czas ulega skróceniu do jedynie 40 dni. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zdecydowanie szybciej odblokować należne im środki i tym samym zwiększyć płynność prowadzonej działalności.

Wykorzystanie systemu KSeF zwiększa także bezpieczeństwo podatników. System sprawdza bowiem każdą fakturę VAT pod względem poprawności danych, a dodatkowo ujednolica wszystkie dokumentu. Minimalizuje zatem ryzyko wystąpienia błędów na fakturze VAT i sprawia, że każdy przedsiębiorca będzie korzystał z tego samego wyglądu dokumentów, gdy system stanie się obligatoryjny. Z punktu widzenia wystawiających fakturę plusem jest również to, że dokument automatycznie trafia do nabywcy. Dzięki temu od razu można rozpocząć odliczać termin płatności. Nabywca nie będzie mógł także zasłaniać się tym, że nie otrzymał faktury. Dzięki takiemu działaniu łatwiej będzie o ograniczenie liczby nieuczciwych kontrahentów.

Większa automatyzacja sprawia również, że czas potrzebny na wystawianie faktur ulegnie znaczącemu skróceniu. Przedsiębiorcy będą mogli skupić się na własnej działalności zamiast na wystawianiu dokumentów księgowych.

Dołączenie do Krajowego Systemu e faktur pozwala również łatwiej pobierać faktury kosztowe. Wystarczy kilka kliknięć w celu pozyskania dokumentu i nie ma potrzeby posiadania jej papierowej wersji.

Jak przystąpić do systemu KSeF?

Podatnicy zainteresowani przystąpieniem do KSeF mogą skorzystać z pomocy księgowych, którzy pomogą wdrożyć się w nowe rozwiązania. Przedstawią jak wygląda przykładowy wzór faktury VAT w nowym systemie, a także nauczą jego obsługi. Program do faktur posiada bowiem kilka istotnych opcji, które wpływają na komfort korzystania z niego. Dokładna znajomość sprawia, że zarówno klasyczna faktura VAT, jak i faktura VAT marża zostaną wystawione w pełni poprawnie. Każda faktura online wystawiona przez podatnika zostanie zaakceptowana i automatycznie dostarczona do odbiorcy.

Specjaliści pomogą także dostosować program do wystawiania faktur do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Pomogą ustalić odpowiednią stawkę VAT, a także przedstawią jak wystawić faktury zagraniczne.

Materiał zewnętrzny

Zobacz także: Co to jest mObywatel? Gdzie można go użyć? Jak to działa?