Nie da się ukryć, że technologia wkracza w niemal każdy obszar życia biznesowego, również i procesy związane z finansami firmy podlegają ewolucji. Jednym z obszarów, w którym można zaobserwować znaczące zmiany, są faktury. Tradycyjna forma papierowa odchodzi w zapomnienie, a na scenę wkraczają standardowe faktury elektroniczne i faktury ustrukturyzowane.

Faktury ustrukturyzowane: Precyzyjna analiza danych

Warto na wstępie podkreślić, że faktury ustrukturyzowane to faktury elektroniczne, które zawierają dane w formie ustrukturyzowanej, ułatwiające analizę w sposób automatyczny. Takie dane może obejmować informacje dotyczące produktów, kwoty podatku VAT, terminów płatności itp. Do największych korzyści wynikających z faktur ustrukturyzowanych możemy zaliczyć kwestie takie jak:

1. Automatyzacja: Faktury ustrukturyzowane mogą być łatwo przetwarzane przez oprogramowanie, co umożliwia automatyczną analizę i księgowanie.
2. Dokładność: Dane w takiej wersji poddają się automatycznej walidacji, co eliminuje błędy ludzkie związane z ręcznym wprowadzaniem danych.
3. Analiza: Dzięki ustrukturyzowanym danym, firmy mogą łatwiej analizować swoje wydatki i przychody, co pomaga w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji biznesowych.
4. Monitorowanie: Dużą zaletą takiego rozwiązania jest fakt, iż faktury ustrukturyzowane ułatwiają szybsze wdrożenie zautomatyzowanego śledzenia terminów płatności i zarządzania należnościami.

Faktury elektroniczne: Szybkość i efektywność

Faktury elektroniczne to dokumenty generowane i dostarczane w formie cyfrowej. Oczywiście są one znacznie bardziej ekonomiczne niż papierowe, ponieważ eliminują konieczność drukowania, opakowywania i wysyłania fizycznych dokumentów. Oto kilka kluczowych zalet faktur elektronicznych:

1. Szybkość: Docierają do klienta praktycznie natychmiast po ich wygenerowaniu, co przyspiesza proces płatności.
2. Koszty: Eliminacja kosztów związanych z drukowaniem i wysyłką faktur papierowych pozwala firmom zaoszczędzić znaczne sumy pieniędzy.
3. Ekologia: Mniejsze zużycie papieru i energii wpływa pozytywnie na środowisko naturalne.
4. Bezpieczeństwo: Dzięki zastosowaniu szyfrowania i systemów zarządzania dokumentami, faktury elektroniczne mogą być równie bezpieczne co tradycyjne faktury. Gwarancja przechowania ich w rządowym systemie centralnym przez 10 lat sprawia, że jest to nawet bezpieczniejsze dla służb księgowych niż papierowe archiwum.

Wszystko zależy od potrzeb firmy

Jeszcze w tym momencie  wybór między zwykłymi fakturami elektronicznymi w PDF a ustrukturyzowanymi jest uwarunkowany indywidualnymi celami i potrzebami firmy. Różnica między nimi polega na stopniu strukturyzacji i dostępnym poziomie danych w dokumencie elektronicznym – w fakturach ustrukturyzowanych ten obszar jest bardziej rozbudowany, co pozwala na większą automatyzację oraz uniknięcie ręcznego wprowadzania danych i błędów ludzkich.

Częstą praktyką jest łączenie obu rozwiązań, stosując faktury ustrukturyzowane do analizy i zarządzania danymi, a faktury elektroniczne w PDF do codziennego przepływu dokumentów między partnerami, którzy tego nie potrzebują. W każdym przypadku ważne jest również zachowanie zgodności z obowiązującymi przepisami dotyczącymi faktur elektronicznych i ustrukturyzowanych, aby uniknąć problemów prawnych i podatkowych. W miarę ewolucji technologii, można się spodziewać, że zarówno elektroniczne, jak i ustrukturyzowane faktury będą rozwijać się i dostosowywać do potrzeb firm, oferując coraz bardziej zaawansowane rozwiązania.

Materiał zewnętrzny