Przechowywanie dokumentów jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy i pracodawcy. Archiwizować należy m.in. dokumentację kadrową, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, czy sprawozdania finansowe. Wraz z rozwojem formy ich ilość wzrasta, co oznacza, że konieczna jest coraz większa powierzchnia do przechowywania, która będzie odpowiednio zabezpieczona. Oczywiście dokumentów nie można przechowywać bezterminowo! Niektóre z nich archiwizowane są przez rok, inne 5 lat, a kolejne 10. Co zrobić z nimi po tym czasie? Jak przeprowadzić  profesjonalne niszczenie dokumentów?

Utylizacja dokumentów papierowych w małej firmie

Obowiązkiem przedsiębiorców jest utylizacja dokumentów w momencie, w których tracą one swoją ważność i mija okres konieczności ich gromadzenia. Mają one zostać zniszczone w sposób trwały i uniemożliwiający ich dalsze wykorzystanie. Oznacza to fizyczne zlikwidowanie dokumentów, jednak nie określono dokładnie, w jaki sposób ma ono zostać przeprowadzone.

Podstawowym rozwiązaniem jest zakup i wykorzystanie biurowej niszczarki. Zwróćmy jednak uwagę na ograniczone możliwości jej zastosowania. Sprawdza się do bieżącego niszczenia dokumentów szczególnie w niewielkich firmach, gdzie liczba dokumentów jest stosunkowo mała. W przypadku dużych przedsiębiorstw na zniszczenie dużej ilości zdezaktualizowanej dokumentacji konieczne byłoby poświęcenie wielu godzin, a czasami nawet dni. Wydajność takiego urządzenia jest bowiem ograniczona.

Metody niszczenia dokumentów

Profesjonalne niszczenie dokumentów wymaga wdrożenia zaawansowanych rozwiązań. Narzędzia takie są drogie, a inwestycja może się nie zwrócić. Dlatego coraz częściej przedsiębiorcy podejmują współpracę z firmą, która zajmie się kompleksową obsługą w zakresie utylizacji dokumentów, co oznacza:

• wygodę,
• bezpieczeństwo,
• sprawne działanie.

Niszczenie dokumentów może odbyć się przy wykorzystaniu systemu bezpiecznych pojemników (szczegółów warto szukać m.in. na stronie Ekoakta.PL). W kontenerach o różnej pojemności umieszczana jest dokumentacja, którą transportuje się do miejsca ich utylizacji. Kolejną możliwością jest mobilne niszczenie dokumentów u klienta. Pierwszy etap procesu odbywa się w pojeździe, gdzie powstają ścinki, które kolejną są przewożone do siedziby firmy w celu dalszej utylizacji. Zarówno pierwszą, jak i drugą opcję mogą wybrać przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność w różnych miastach, np. Gdańsk: niszczenie dokumentów – Ekoakta. 

Profesjonalne niszczenie dokumentów

Niszczenie dokumentów w Gdańsku, Krakowie, Poznaniu, czy Lublinie można zlecić firmie zewnętrznej, która zajmie się nie tylko utylizacją, ale także transportem dokumentacji. Dzięki temu przedsiębiorca ma pewność, że zadanie zostało wykonane starannie, zgodnie z obowiązującymi normami, a on uniknie kar za nieprawidłowe postępowanie z danymi. 

Ekoakta to firma, która dba o interesy swoich klientów i dostarcza potwierdzenie wykonanej utylizacji! Podjęcie współpracy z zewnętrzną firmą to szansa na optymalizację kosztów, zmniejszenie stresu związanego z utylizacją oraz gwarancja ochrony danych.