Odpowiednio prowadzona kontrola czasu pracy ma istotne znaczenie nie tylko z punktu widzenia pracodawcy, ale również samego pracownika. Dzięki niej możliwe jest bardzo dokładne odnotowanie godziny przyjścia i wyjścia z zakładu pracy przez poszczególne osoby zatrudnione w naszej firmie. Jeżeli zależy nam, aby wspomniana kontrola była regularna i rzetelna, warto zainwestować w nowoczesny system rejestracji czasu pracy. Jakie korzyści daje takie rozwiązanie? Dlaczego warto się na nie zdecydować? O tym wszystkim piszemy w poniższym artykule.

Czym jest system rejestracji czasu pracy?

System rejestracji czasu pracy to zestaw specjalnie zaprojektowanych urządzeń, pozwalających w niezwykle skuteczny, a także łatwy sposób sprawować nadzór nad czasem pracy osób zatrudnionych w danym miejscu. Umożliwia dokładną rejestrację obecności, nieobecności, spóźnienia czy wyjść w godzinach pracy. Dostarcza on potrzebne informacje o momencie rozpoczęcia i zakończenia pracy, wyjściach służbowych i prywatnych, spóźnieniach, nadgodzinach itp. 

System rejestracji czasu pracy cieszy się coraz większą popularnością w licznych firmach, gdzie stawia się na nowoczesne rozwiązania, których celem jest nie tylko skuteczne zarządzanie zespołem, ale również znaczne ułatwienie wykonywania wielu codziennych obowiązków. Idealnie sprawdza się zarówno w dużych korporacjach, jak i znacznie bardziej kameralnych miejscach. 

System rejestracji czasu pracy – zalety

Przede wszystkim należy sobie uświadomić, że system rejestracji czasu pracy daje wiele korzyści nie tylko sprawującemu kontrolę pracodawcy, ale również pracownikom, którzy są na koniec każdego miesiąca rozliczani z przepracowanych godzin. Absolutnie nie jest to system opresyjny, ale nowoczesne rozwiązanie technologiczne, pozwalające na dokładną, łatwą i rzetelną kontrolę czasu pracy z korzyścią dla obu stron. 

Korzyści dla pracownika

Mówiąc o korzyściach, jakie daje system rejestracji czasu pracy, warto zacząć od tego, dlaczego jego wprowadzenie jest działaniem pozytywnym dla samego pracownika. Po pierwsze warto zastanowić się nad tym, jak zazwyczaj wygląda odnotowywanie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. 

Z reguły pracownicy korzystają z tradycyjnych rozwiązań, czyli podpisują papierową listę obecności. Taka forma kontroli czasu pracy z wielu względów nie jest korzystna głównie dla osoby, która ją wypełnia. Przede wszystkim listy obecności wypełnia się ręcznie, a tabelki z datami i miejscami na godziny oraz podpis są bardzo mały (na jednej stronie musi się przecież zmieścić cały miesiąc). Łatwo wtedy o pomyłkę i wpisanie niewłaściwej liczby przepracowanych godzin, złe odnotowanie urlopu lub odnotowanie dnia pracy na przykład w przysługujący nam dzień wolny. To błędy, które działają głównie na niekorzyść pracownika, gdyż prowadzą do opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia za dany miesiąc lub naliczeniu niewłaściwej kwoty. Papierowa lista obecności jest też rozwiązaniem stosunkowo czasochłonnym. 

System rejestracji czasu pracy to idealny sposób na rozwiązanie wszystkich wymienionych problemów. Weryfikacja rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy odbywa się na bieżąco każdego dnia, bez konieczności ręcznego wypełniania listy obecności, wpisywania dat, przepracowanych godzin i podpisywania wielu rubryczek. System rejestracji czasu pracy to również bardzo wiarygodna forma kontroli, która pozwoli nam ustrzec się przed pomyłkami. Wielu pracowników docenia też łatwość obsługi rejestratora, który odnotowuje godzinę poprzez zbliżenie specjalnej karty lub na podstawie odcisku palca. 

Korzyści dla pracodawcy

Jakie korzyści daje system rejestracji czasu pracy osobie, która decyduje się na jego wprowadzenie, czyli pracodawcy? Na to zagadnienie spojrzeć należy z wielu stron. Przede wszystkim to ogromne ułatwienie, jeżeli chodzi o zarządzanie firmą i ustalanie priorytetów. System rejestracji czasu pracy sprawia, że pracodawca nie musi poświęcać swojego czasu na kontrolowanie godzin pracy zatrudnionych osób, a tym samym może skupić się na zadaniach prowadzących na przykład do rozwoju firmy, ważnych projektach itp. 

To również doskonały sposób na poprawę dyscypliny wśród pracowników, bez konieczności stosowania upomnień, wzywania na krępujące rozmowy, czy stosowania innych środków dyscyplinujących. System rejestracji czasu pracy to także wiarygodne źródło danych, którymi nie można manipulować lub ich sfałszować, a także pełny dostęp do przydatnych raportów, będących podsumowaniem działalności pracownika w określonym czasie. Może też pozytywnie wpłynąć na motywację pracowników, którzy otrzymują pewność, że są rozliczani z przepracowanych godzin w sposób sprawiedliwy, na takich samych dla wszystkich zasadach. Warto mieć na uwadze także podniesienie poziomu bezpieczeństwa, ponieważ dzięki zastosowaniu systemu rejestracji czasu pracy w połączeniu z systemem kontroli dostępu mamy pewność, że na teren naszej firmy dostaną się wyłącznie osoby uprawnione. 

Istnieje jeszcze jedna – niezwykle ważna – korzyść, jaką daje wprowadzenie systemu rejestracji czasu pracy. Mowa o względach ekonomicznych, a ściślej rzecz ujmując wielu ukrytych kosztach, jakie ponosi pracodawca z powodu notorycznych spóźnień lub wcześniejszych wyjść z pracy swoich pracowników. 

Korzyści systemu rejestracji czasu pracy – podsumowanie

System rejestracji czasu pracy to szereg korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i samego pracownika. Pozwala na rzetelną kontrolę czasu pracy, ułatwia i automatyzuje część zadań działu kadr oraz daje możliwość zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Pracownicy otrzymują narzędzie, które pozwala im np: rejestrować pracę zdalną lub elektronicznie składać wnioski urlopowe. Wachlarz rozwiązań w tej dziedzinie jest szeroki ale warto postawić na sprawdzone i niezawodne systemy rejestracji czasu pracy, które dodatkowo są łatwe w obsłudze i zapewniają możliwość aktualizacji. Można je znaleźć w ofercie firmy BIOSYS: https://biosys.pl/jak-dziala-system-rcp/